Dada la importancia de estos contactos es fundamental llevar un registro de los mismos. Para ello existen numerosas y variadas opciones. Algunos de los recursos empleados habitualmente por los profesores suelen incluir un apartado al respecto.
Por suerte o por desgracia el caso es que en los últimos años he tenido alumnos que se han incorporado al grupo con el curso ya empezado. Esta circunstancia hace que se trastoquen todos los listados existentes. En cuadernos donde tienes a los alumnos ordenados alfabéticamente te toca añadir a los alumnos recién incorporados al final y, además, corregir los números si los has escrito. En ocasiones lo que ocurre es que algún alumno abandona el centro y el problema ocurre en el orden inverso. Otras ocasiones puedes tener alumnos que llegan y alumnos que se van en un mismo curso.
También sucede que, si deseamos extremar las precauciones y aportar algo de confidencialidad al tiempo que dotamos a nuestros registros de un cierto valor testimonial, puede ser complicado lo lograr con los formatos anteriormente descritos
Para evitar este tipo de contratiempos y lograr un cuaderno que soportase alteraciones en el listado sin inmutarse, que fuese discreto en las anotaciones y que posibilitase a los padres reflejar su conformidad con lo registrado creé el siguiente planteamiento.
Se toman fundas transparentes para archivar y una carpeta de anillas. Tantas fundas como alumnos tengamos en clase y dos fundas extra. En la primera funda introduciremos un folio con el listado de los alumnos por orden alfabético. Las restantes fundas las numeraremos directamente con un rotulador permanente o con una etiqueta adhesiva. La última funda queda sin numerar. En esta funda introduciremos varios folios en blanco.
El funcionamiento es el siguiente:
-Cuando tengamos una entrevista con los padres, anotaremos en la parte superior del folio la fecha y el número del alumno.
-Durante el encuentro escribiremos en este folio los detalles más relevantes y significativos. Informaciones, impresiones, aclaraciones y acuerdos. Cuanto más fiel sea el registro mejor.
-Al finalizar la entrevista solicitamos a los padres que firmen en la parte inferior. Nosotros haremos lo propio. De esta manera queda constancia de que el encuentro se ha realizado y de lo que se ha tratado.
-Introducimos este folio en la funda con el nombre correspondiente al alumno.
-Cuando volvamos a reunirnos con dicha familia, extraemos la hoja con el "acta" de la reunión anterior y repasamos lo acordado si es relevante. Podemos incluso separar la funda del carpesano y llevarla a la reunión por separado.
-Cada reunión emplea un folio nuevo.Volvemos a anotar la fecha y el número del alumno y actuamos de igual modo que en la reunión anterior. Al finalizar solicitamos a los padres que firmen para reflejar su conformidad.
-Los folios con las notas de las reuniones se van añadiendo en la funda del alumno situándolos encima de los demás. Lo antiguo queda abajo, lo nuevo va arriba.
Si existe alguna variación en el grupo a lo largo del año (porque vengan alumnos nuevos o se vaya alguno de los que tenemos) tan solo debemos cambiar el listado de la primera funda, y reubicar el contenido de las fundas en el nuevo orden, añadiendo una o varias fundas más si es necesario. Solo se traslada el contenido de la funda, ya que la funda se encuentra numerada.
Al acabar el curso, y dependiendo de las normas del centro, esta información debe archivarse o ser entregada al nuevo tutor del grupo. Aquí se plantean varias opciones:
-Si queremos mantener un histórico de reuniones, la carpeta debería pasar como está al nuevo tutor. Esto le permite ponerse al corriente de lo que se ha comentado y trabajado en relación con el alumno. En una reunión con la familia siempre podría ojear lo registrado el año anterior "Veo que el año pasado acordásteis fomentar la lectura en casa. ¿Cómo ha ido?" y enlazar mejor con el trabajo realizado previamente por el anterior tutor. Es una forma de dar continuidad al contacto del centro. Con este planteamiento todos los profesores o tutores tienen a su disposición los registros pasados y se dedican a incorporar (encima de los demás) los que van generando ellos. También resulta fácil identificar si hay algún alumno con cuya familia no se han producido reuniones, o son muy escasas. Conforme el tamaño de las fundas aumenta se pueden ir trasladando a carpesanos más gruesos.
-En el caso de que por política de centro, por pudor de los profesores o por el motivo que sea, no se desee transmitir dicha información el curso siguiente se extraen las hojas de reunión de cada alumno, se ordenan cronológicamente, se grapan y se archivan. En este planteamiento cada tutor tendría su carpeta que es vaciada a final de curso.
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